الحوكمة والتقييم الذاتي للجمعيات الأهلية
هل تحتاج جمعيتكم إلى تنظيم ملفات الحوكمة والاستعداد للتقييم الذاتي أو الرسمي؟
نعمل في استضافة رؤيتنا لخدمات الويب على دعم الجمعيات الأهلية في الاستعداد لدورة تقييم الحوكمة الحالية، من خلال حزمة استشارية وتنفيذية تجمع بين مراجعة المستندات، وتحليل النواقص، وتجهيز الشواهد، وتنظيم الإفصاح الرقمي، وفحص متطلبات النشر في الموقع الإلكتروني.
تهدف الخدمة إلى مساعدة الجمعية على تحسين مستوى الالتزام، ومعالجة الملاحظات قبل التقييم الرسمي، وتنظيم الأدلة والمستندات بصورة واضحة وقابلة للمراجعة.
تتيح خدمة التقييم الاسترشادي الرسمية للمنظمة التعرف على مستواها والإجراءات التصحيحية المقترحة قبل التقييم الرسمي، بينما يُنفذ التقييم الرسمي بواسطة مفوض المنظمة عبر خدمات المركز الوطني. دورنا هو التجهيز والمراجعة والدعم الفني والاستشاري، وليس إصدار النتيجة الرسمية أو اعتمادها.
ماذا تشمل الخدمة؟
أولًا: الاستشارات الشاملة للحوكمة
- تقديم الدعم الاستشاري في متطلبات الحوكمة والامتثال.
- توضيح البنود والمستندات والشواهد المطلوبة.
- مساعدة الإدارة في فهم الملاحظات والإجراءات التصحيحية.
- ترتيب أولويات العمل حسب أهمية كل متطلب.
- تقديم توصيات عملية قابلة للتنفيذ.
- متابعة المسؤول المعتمد لدى الجمعية خلال فترة التجهيز.
ثانيًا: تحليل فجوات الحوكمة
نقوم بمراجعة الوضع الحالي للجمعية لتحديد:
- المستندات المتوفرة.
- المستندات الناقصة.
- المستندات التي تحتاج إلى تحديث.
- السياسات غير المعتمدة أو غير المنشورة.
- البيانات المتعارضة أو غير المكتملة.
- الشواهد غير المناسبة لبند التقييم.
- النواقص الموجودة في موقع الجمعية.
- الإجراءات المطلوب تنفيذها قبل رفع التقييم.
ويتم تزويد الجمعية بقائمة واضحة تتضمن:
- اسم المتطلب.
- حالته الحالية.
- الملاحظة المسجلة.
- الإجراء التصحيحي.
- الجهة المسؤولة داخل الجمعية.
- المستند أو الشاهد المطلوب.
ثالثًا: تطوير وتحديث اللوائح والسياسات
تشمل الخدمة مراجعة أو إعداد النواقص المتعلقة بالحوكمة حسب حاجة الجمعية ونطاق الباقة، مثل:
- سياسات الحوكمة والامتثال.
- سياسة تضارب المصالح.
- سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات.
- سياسة الخصوصية وحماية البيانات.
- سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها.
- سياسة جمع التبرعات.
- سياسة التعامل مع الشركاء المنفذين.
- سياسة تعارض المصالح لمجلس الإدارة.
- اللوائح والنماذج التنظيمية.
- مصفوفة الصلاحيات.
- سجلات الاجتماعات والقرارات.
- النماذج والإقرارات المطلوبة.
- أي سياسات أو مستندات أخرى تظهر ضمن تقرير النواقص.
المستندات التي تتطلب اعتماد مجلس الإدارة أو الجمعية العمومية لا تصبح نافذة بمجرد إعدادها، بل يجب اعتمادها رسميًا من الجهة المختصة داخل الجمعية.
رابعًا: إدارة الإفصاح الرقمي
تشمل الخدمة مساعدة الجمعية في:
- مراجعة بيانات الإفصاح.
- جمع وتصنيف الوثائق المطلوبة.
- تعبئة البيانات المتاحة.
- ترتيب المرفقات وربطها بالأسئلة المناسبة.
- مراجعة الإجابات قبل الإرسال.
- معالجة الملاحظات المتعلقة بنقص البيانات.
- تحديث المعلومات وفق المستندات التي تزودنا بها الجمعية.
خدمة الإفصاح الرسمية تتضمن تعبئة البيانات وإرفاق الشواهد ثم مراجعتها وإرسالها، ولذلك يشترط تزويدنا بصلاحية نظامية أو العمل بحضور مفوض الجمعية.
خامسًا: إعداد ورفع شواهد التقييم الذاتي
- مراجعة أسئلة ومعايير التقييم.
- مطابقة كل سؤال بالشاهد المناسب.
- تدقيق أسماء الملفات ومحتوياتها.
- تصنيف الشواهد حسب المحاور والبنود.
- تحويل المستندات إلى صيغ مناسبة عند الحاجة.
- تسمية الملفات بطريقة واضحة ومنظمة.
- استبعاد الملفات غير المرتبطة بالمعيار.
- تحديد المستندات التي تحتاج إلى توقيع أو اعتماد.
- إدخال ورفع الشواهد بعد توفير الصلاحيات.
- مراجعة عملية الرفع قبل الإرسال.
- إعداد نسخة مرتبة من ملفات الحوكمة للجمعية.
سادسًا: توفير النواقص حسب الحاجة
تشمل الباقة إعداد أو تنظيم النواقص الأساسية التي تظهر أثناء الفحص، وفق حجم الجمعية ونطاق العمل المتفق عليه، مثل:
- سياسات ولوائح داخلية.
- سجلات الاجتماعات.
- نماذج الإفصاح والإقرارات.
- نماذج تقييم الأداء.
- نماذج تضارب المصالح.
- سجلات المستفيدين والشكاوى.
- سجلات المخاطر.
- خطط العمل والتشغيل.
- النماذج التنظيمية الأساسية.
- تنسيق المحاضر والقرارات.
- تنظيم القوائم والملفات المطلوبة للنشر.
لا تشمل الخدمة إنشاء بيانات أو اجتماعات أو قرارات غير حقيقية، ويجب أن تكون جميع المعلومات والمستندات المقدمة مطابقة للواقع ومعتمدة من الجمعية.
سابعًا: الفحص الفني لموقع الجمعية
نقوم بإجراء فحص شامل للموقع الإلكتروني يشمل:
- مراجعة ظهور بيانات الجمعية الأساسية.
- مراجعة صفحات الحوكمة والإفصاح.
- فحص روابط السياسات واللوائح.
- مراجعة القوائم المالية والتقارير السنوية.
- مراجعة بيانات مجلس الإدارة.
- مراجعة محاضر الجمعية العمومية.
- فحص الروابط المعطلة والملفات غير الظاهرة.
- مراجعة توافق الصفحات مع الجوال.
- التأكد من وضوح أسماء الملفات وترتيبها.
- مراجعة سهولة وصول الزائر إلى مستندات الحوكمة.
- إعداد تقرير فني بالملاحظات والنواقص.
ما يشمله التنفيذ على الموقع
- ترتيب قسم الحوكمة عند توفر صلاحيات الموقع.
- رفع الملفات الجاهزة والمعتمدة.
- تعديل أسماء وروابط المستندات.
- تنظيم التصنيفات والصفحات الأساسية.
ما لا يشمله تلقائيًا
- إعادة تصميم الموقع بالكامل.
- معالجة الأعطال البرمجية الكبيرة.
- شراء استضافة أو نطاق.
- تطوير خصائص برمجية جديدة.
- إعادة بناء الموقع أو نقله.
يتم تسعير الأعمال البرمجية الإضافية بشكل مستقل بعد الفحص.
مخرجات الخدمة
تحصل الجمعية حسب نطاق الباقة على:
- تقرير تحليل فجوات الحوكمة.
- قائمة المستندات المتوفرة والناقصة.
- خطة إجراءات تصحيحية.
- تنظيم ملفات الحوكمة والشواهد.
- مراجعة السياسات واللوائح.
- إعداد النواقص الأساسية المتفق عليها.
- تجهيز شواهد التقييم الذاتي.
- دعم تعبئة منصة الإفصاح.
- تقرير فني عن موقع الجمعية.
- رفع الملفات الجاهزة على الموقع عند توفر الصلاحية.
- نسخة إلكترونية منظمة من مستندات الحوكمة.
- متابعة حتى إكمال نطاق العمل المتفق عليه.
ما لا يشمله سعر الخدمة
- إصدار أو ضمان نتيجة رسمية محددة.
- ضمان الحصول على الدرجة الكاملة.
- اعتماد اللوائح والسياسات نيابة عن مجلس الإدارة.
- إنشاء مستندات أو اجتماعات أو بيانات غير حقيقية.
- أتعاب المحاسب القانوني أو المراجع الخارجي.
- إعداد القوائم المالية أو مراجعتها قانونيًا.
- أعمال المحاماة أو التمثيل النظامي.
- إعادة برمجة أو تصميم موقع الجمعية بالكامل.
- رسوم المنصات أو الجهات الخارجية إن وجدت.
- الأعمال التي لم تكن ضمن نطاق المعاينة الأولية.
- معالجة مخالفات سابقة تحتاج إلى إجراءات قانونية أو مالية مستقلة.
خطوات تنفيذ الخدمة
- اختيار فئة الجمعية المناسبة.
- إرسال بيانات الجمعية الأساسية.
- تزويدنا بالمستندات والملفات الحالية.
- إجراء الفحص الأولي وتحليل الفجوات.
- إرسال قائمة النواقص والإجراءات المطلوبة.
- استلام البيانات والمستندات المكملة من الجمعية.
- إعداد أو تحديث الملفات المتفق عليها.
- تنظيم ومطابقة الشواهد مع البنود.
- فحص موقع الجمعية وبيانات الإفصاح.
- رفع المستندات بعد توفير الصلاحيات.
- إجراء المراجعة النهائية.
- تسليم التقرير والنسخة المنظمة من الملفات.
المتطلبات اللازمة للبدء
- ترخيص الجمعية وبياناتها الأساسية.
- اللائحة الأساسية.
- قرارات تشكيل مجلس الإدارة.
- محاضر اجتماعات مجلس الإدارة.
- محاضر الجمعية العمومية.
- السياسات واللوائح الحالية.
- القوائم المالية والتقارير.
- الخطة التشغيلية والميزانية.
- تقارير البرامج والأنشطة.
- بيانات الموظفين واللجان عند الحاجة.
- رابط موقع الجمعية.
- صلاحيات الموقع أو المنصة عند الاتفاق على الرفع.
- بيانات المفوض المسؤول.
- أي ملاحظات أو نتائج تقييم سابقة.
مدة التنفيذ
يتم تحديد مدة التنفيذ بعد المعاينة، وتعتمد على:
- حجم الجمعية.
- عدد المستندات.
- مقدار النواقص.
- سرعة تزويدنا بالمعلومات.
- توفر الاعتمادات والتوقيعات.
- جاهزية الموقع والمنصات.
- وجود ملاحظات سابقة تحتاج إلى معالجة.
تبدأ مدة العمل الفعلية بعد استلام المستندات الأساسية وتحديد نطاق الخدمة.
الأسئلة الشائعة
هل تضمنون حصول الجمعية على الدرجة الكاملة؟
لا، لا يمكن ضمان درجة أو نتيجة رسمية؛ لأن النتيجة تعتمد على حقيقة التزام الجمعية، وجودة المستندات، واعتمادها، وصحة البيانات، وقرار الجهة المقيمة. نقدم خدمة التجهيز والمراجعة ومعالجة النواقص لرفع مستوى الجاهزية.
هل تشمل الخدمة رفع التقييم الذاتي؟
نعم، تشمل تجهيز وتنظيم الشواهد والمساعدة في رفعها بعد توفير الصلاحيات اللازمة ومراجعة الجمعية للبيانات.
هل تقومون بإعداد السياسات الناقصة؟
نعم، يتم إعداد أو تحديث السياسات الأساسية التي تظهر ضمن الفحص ونطاق الباقة، على أن تتولى الجمعية اعتمادها من الجهة المختصة.
هل تشمل الخدمة منصة الإفصاح؟
نعم، تشمل المساعدة في تعبئة وتنظيم بيانات الإفصاح ورفع المرفقات بعد توفير التفويض والصلاحيات اللازمة.
هل تشمل الخدمة تعديل موقع الجمعية؟
تشمل رفع وترتيب الملفات والتعديلات البسيطة المتفق عليها. أما إعادة التصميم أو البرمجة أو إصلاح الأعطال الكبيرة فتُسعّر بشكل مستقل.
هل يمكن العمل على تقييم سابق؟
نعم، يمكن مراجعة نتيجة أو تقرير سابق وتحليل الملاحظات ووضع خطة لمعالجتها.
هل تشمل الأسعار جميع النواقص؟
تشمل النواقص المعتادة ضمن نطاق فئة الجمعية. إذا ظهر عدد كبير من المستندات أو أعمال خارج النطاق، يتم إشعار الجمعية قبل تنفيذها وتقديم تسعير مستقل.
هل تحتاجون إلى صلاحيات المنصة؟
نعم، عند الاتفاق على تنفيذ الإدخال أو الرفع يجب توفير صلاحية نظامية أو تنفيذ العمل بحضور مفوض الجمعية.
هل يمكن تجهيز الملفات فقط دون رفعها؟
نعم، يمكن تنظيم وتجهيز الملفات والشواهد وتسليمها للجمعية لتتولى عملية الرفع بنفسها.
هل الخدمة متاحة لجميع مناطق المملكة؟
نعم، يتم تنفيذ الخدمة عن بُعد لجميع مناطق المملكة.
المراجعات
لا توجد مراجعات بعد.