تصميم ملفات الحوكمة للجمعيات اللوائح والسياسات

إعداد وتصميم ملفات الحوكمة للجمعيات الأهلية

تحتاج كل جمعية إلى سياسات ولوائح واضحة تنظم أعمال مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية والعمليات المالية والإدارية، وتساعدها على رفع مستوى الالتزام والشفافية وتنظيم العلاقة مع الموظفين والمتطوعين والمستفيدين والمتبرعين.

نقدم في استضافة رؤيتنا لخدمات الويب خدمة إعداد وتحديث وتصميم ملفات الحوكمة والسياسات واللوائح للجمعيات الأهلية، مع تخصيص كل مستند بحسب بيانات الجمعية ونشاطها وهيكلها التنظيمي، بدل تسليم ملفات عامة غير مرتبطة بواقع الجمعية.

يتم تسليم الملفات بتصميم احترافي متوافق مع هوية الجمعية، وبنسخة قابلة للتعديل بصيغة Word ونسخة نهائية بصيغة PDF.

ماذا تشمل الخدمة؟

• مراجعة السياسات واللوائح المتوفرة لدى الجمعية.
• تحديد الملفات الناقصة أو التي تحتاج إلى تحديث.
• إعداد المستندات الأساسية المتفق عليها.
• تخصيص أسماء الجمعية وبياناتها داخل الملفات.
• مواءمة المحتوى مع نشاط الجمعية وهيكلها الإداري.
• إضافة شعار الجمعية وألوان هويتها البصرية.
• تصميم غلاف مستقل لكل سياسة أو لائحة.
• إعداد رأس وتذييل وترقيم منظم للصفحات.
• تنسيق العناوين والجداول والمواد والبنود.
• إضافة صفحة بيانات الوثيقة والاعتماد.
• إضافة رقم الإصدار وتاريخ الإصدار والمراجعة.
• إعداد فهرس تلقائي للملفات الطويلة.
• تدقيق التنسيق وترتيب المحتوى.
• تسليم الملفات بصيغتي Word وPDF.
• تنظيم الملفات داخل مجلدات واضحة.
• تجهيز نسخ مناسبة للنشر في موقع الجمعية.

أنواع الملفات التي يمكن إعدادها

يتم اختيار الملفات المناسبة بعد مراجعة نشاط الجمعية وحجمها واحتياجها، ولا يشترط أن تحتاج كل جمعية إلى جميع الملفات التالية.

أولًا: سياسات الحوكمة والإدارة

• سياسة الحوكمة.
• سياسة تعارض المصالح.
• سياسة الإفصاح والشفافية.
• سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات.
• سياسة قواعد السلوك.
• سياسة الخصوصية وحماية البيانات.
• سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها.
• سياسة آليات الرقابة والإشراف.
• سياسة تعريف أعضاء مجلس الإدارة الجدد.
• مصفوفة الصلاحيات بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية.
• سياسة إدارة المخاطر.
• سياسة المراجعة والرقابة الداخلية.
• سياسة التعامل مع الشركاء والأطراف الثالثة.
• سياسة الجودة والتحسين المستمر.

ثانيًا: اللوائح التنظيمية والإدارية

• لائحة مجلس الإدارة.
• لائحة الجمعية العمومية.
• لائحة المدير التنفيذي.
• لائحة اللجان المنبثقة من مجلس الإدارة.
• لائحة اللجنة التنفيذية.
• لائحة التدقيق والمراجعة الداخلية.
• لائحة الصلاحيات الإدارية والمالية.
• لائحة الموارد البشرية.
• لائحة المشتريات والتعاقدات.
• لائحة نظام الرقابة الداخلية.
• اللائحة المالية.
• دليل النظام المالي والمحاسبي.
• لائحة تنمية الموارد المالية.
• لائحة شراء وإدارة الأصول.
• الميثاق الأخلاقي للعاملين.

ثالثًا: سياسات الموظفين والمتطوعين

• سياسة التوظيف.
• سياسة إدارة الموارد البشرية.
• سياسة تقييم أداء الموظفين.
• سياسة التدريب والتطوير.
• سياسة إدارة المتطوعين.
• سياسة حقوق وواجبات المتطوع.
• سياسة الشكاوى والتظلمات.
• سياسة أمن وسلامة العاملين والمتطوعين.
• نماذج التعهدات والإقرارات الداخلية.

رابعًا: سياسات المستفيدين والخدمات

• سياسة تنظيم العلاقة مع المستفيدين.
• سياسة تقديم الخدمات للمستفيدين.
• سياسة حماية المستفيدين.
• سياسة الشكاوى والمقترحات.
• سياسة سرية بيانات المستفيدين.
• سياسة التحقق من أهلية المستفيد.
• لائحة المساعدات.
• آلية استقبال ومعالجة الطلبات.
• نماذج قياس رضا المستفيدين.

خامسًا: سياسات التبرعات والموارد المالية

• سياسة جمع التبرعات.
• سياسة التعامل مع المقبوضات.
• سياسة الصرف على البرامج والأنشطة.
• سياسة الاستثمار.
• سياسة استرداد التبرع.
• سياسة توجيه مبلغ التبرع إلى مشروع آخر.
• سياسة تتبع النقد من المتبرع إلى المستفيد.
• سياسة التعامل مع التبرعات المقيدة.
• إجراءات إصدار التقارير المالية للبرامج.
• ضوابط التعامل مع الحملات والفرص التبرعية.

سادسًا: ملفات مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب

يمكن إعداد الملفات ذات العلاقة بحسب نشاط الجمعية ومستوى المخاطر والمتطلبات المنطبقة عليها، مثل:

• سياسة مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب.
• سياسة الاشتباه والإبلاغ.
• دليل مؤشرات الاشتباه.
• إجراءات العناية الواجبة.
• نموذج تقييم المخاطر المتأصلة والكامنة.
• آلية الإبلاغ عن العمليات المشتبه بها.
• دليل تجنب تنبيه العميل أو المتبرع المشتبه به.
• أدوار ومسؤوليات مجلس الإدارة.
• الوصف الوظيفي لمسؤول الالتزام.
• إجراءات اختبار كفاية وفاعلية الضوابط.
• نماذج التحقق من المستفيد الحقيقي.

وتظل ملفات مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب مرتبطة بالتشريعات والتعليمات السارية، وقد واصل المركز الوطني خلال 2025 و2026 التوعية بالتدابير الوقائية والإفصاح عن المستفيد الحقيقي وتطبيق العقوبات المالية المستهدفة.

ما الذي ستحصل عليه الجمعية؟

بعد انتهاء الخدمة يتم تسليم:

• نسخة Word قابلة للتعديل لكل ملف.
• نسخة PDF جاهزة للاعتماد أو النشر.
• غلاف مصمم لكل سياسة أو لائحة.
• تنسيق موحد لجميع الملفات.
• جدول أو فهرس بأسماء الملفات المنفذة.
• تصنيف الملفات بحسب نوعها.
• نسخة مخصصة للنشر في موقع الجمعية.
• بيان بالملفات التي تحتاج إلى اعتماد رسمي.
• بيان بالحقول أو البيانات التي يجب استكمالها.
• نسخة إلكترونية منظمة يسهل الرجوع إليها.

آلية تخصيص الملفات

لا يتم الاكتفاء بتغيير اسم الجمعية داخل نموذج جاهز، بل تتم مراجعة البيانات الأساسية اللازمة، مثل:

• اسم الجمعية ورقم تسجيلها.
• نطاق عمل الجمعية.
• الهيكل التنظيمي.
• اختصاصات مجلس الإدارة.
• صلاحيات الإدارة التنفيذية.
• أنواع البرامج والخدمات.
• آلية جمع وصرف التبرعات.
• وجود فروع أو لجان.
• عدد الموظفين والمتطوعين.
• السياسات المطبقة حاليًا.
• الجهات المسؤولة عن تنفيذ ومراجعة كل سياسة.

وبناءً على هذه المعلومات يتم تكييف المستندات بما يتناسب مع واقع الجمعية ونطاق الخدمة المتفق عليه.

مراحل تنفيذ الطلب

1. إرسال بيانات الجمعية والملفات الحالية.
2. مراجعة المستندات وتحديد الاحتياج.
3. الاتفاق على قائمة السياسات واللوائح المشمولة.
4. إعداد أو تحديث المحتوى.
5. تصميم الملفات على هوية الجمعية.
6. إرسال نسخة أولية للمراجعة.
7. تنفيذ الملاحظات المتفق عليها.
8. تسليم ملفات Word وPDF.
9. تنظيم النسخ النهائية في مجلدات واضحة.

السعر ومدة التنفيذ

السعر

1,800 ريال شامل الضريبة

يشمل السعر الحزمة الأساسية من السياسات واللوائح التي يتم تحديدها بعد مراجعة احتياج الجمعية.

قد يتم تقديم تسعير مستقل عند وجود:

• عدد كبير من الملفات غير المتوفرة.
• مستندات متخصصة خارج الحزمة الأساسية.
• إعادة صياغة كاملة لملفات كبيرة ومعقدة.
• ملفات مرتبطة بفروع أو كيانات متعددة.
• أعمال قانونية أو محاسبية متخصصة.
• طلب عاجل خارج مدة التنفيذ المعتادة.

مدة التنفيذ

تبدأ من 5 أيام عمل بعد استلام جميع البيانات واعتماد قائمة الملفات المطلوبة.

قد تزيد المدة بحسب عدد المستندات وحجم التعديلات وسرعة الجمعية في تزويدنا بالبيانات والملاحظات.

متطلبات بدء العمل

• شهادة تسجيل الجمعية.
• اللائحة الأساسية المعتمدة.
• شعار الجمعية بجودة واضحة.
• الهوية البصرية أو الورق الرسمي إن وجد.
• الهيكل التنظيمي.
• قائمة مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية.
• السياسات واللوائح الحالية.
• بيانات النشاط والبرامج والخدمات.
• أي ملاحظات أو نواقص تم رصدها سابقًا.
• قائمة الملفات التي ترغب الجمعية في إعدادها.
• الشخص المسؤول عن مراجعة واعتماد المحتوى.

ما لا تشمله هذه الخدمة؟

حتى لا تتداخل مع منتج الحوكمة والتقييم الذاتي، يجب توضيح أن هذه الخدمة لا تشمل تلقائيًا:

• تحليل شامل لجميع أسئلة التقييم الذاتي.
• تعبئة أو إرسال التقييم الرسمي.
• رفع الشواهد على منصة التقييم.
• تعبئة منصة الإفصاح.
• ضمان درجة أو نسبة حوكمة محددة.
• اعتماد المستندات نيابة عن مجلس الإدارة.
• إنشاء محاضر أو قرارات غير منعقدة فعليًا.
• إعداد القوائم المالية.
• أعمال المحاسب القانوني.
• تقديم استشارة قانونية ملزمة.
• إعادة تصميم أو برمجة موقع الجمعية.
• رفع الملفات على الموقع إلا عند الاتفاق عليها كخدمة إضافية.
• متابعة الملاحظات بعد نتيجة التقييم الرسمي.

للحصول على تلك الخدمات، يتم اختيار منتج الحوكمة والتقييم الذاتي للجمعيات.

تنبيهات مهمة

• بعض السياسات واللوائح تحتاج إلى اعتماد مجلس الإدارة أو الجمعية العمومية قبل العمل بها أو نشرها.
• الجمعية مسؤولة عن صحة البيانات والقرارات والمعلومات التي تزودنا بها.
• لا يتم إعداد مستندات أو قرارات أو اجتماعات غير حقيقية.
• يتم تحديث الملفات وفق الأنظمة واللوائح المتاحة وقت التنفيذ.
• لا يعني تسليم الملفات اعتمادها تلقائيًا من الجهة الرسمية.
• لا يمكن ضمان نتيجة تقييم محددة؛ لأن النتيجة تعتمد على التطبيق الفعلي وصحة الشواهد والالتزام المستمر.

الأسئلة الشائعة

هل تشمل الخدمة جميع السياسات واللوائح الموجودة في القائمة؟

يتم تحديد الملفات المشمولة بعد مراجعة احتياج الجمعية، لأن المتطلبات تختلف بحسب حجم الجمعية ونشاطها وهيكلها.

هل الملفات جاهزة ومعتمدة مباشرة؟

يتم إعدادها وتجهيزها للمراجعة، لكن الملفات التي تتطلب اعتماد مجلس الإدارة أو الجمعية العمومية يجب اعتمادها رسميًا من الجمعية.

هل يتم تخصيص الملفات باسم الجمعية؟

نعم، يتم إدخال بيانات الجمعية وتخصيص المحتوى والتصميم بحسب نشاطها وهويتها ونطاق العمل.

هل يتم تسليم ملفات قابلة للتعديل؟

نعم، يتم تسليم نسخة Word قابلة للتعديل ونسخة PDF جاهزة للاعتماد والنشر.

هل يمكن تحديث ملفات موجودة بدل إعدادها من جديد؟

نعم، يمكن مراجعة الملفات الحالية وتحديث محتواها وتصميمها وتنظيمها.

هل تشمل الخدمة تصميم أغلفة الملفات؟

نعم، يتم تصميم أغلفة موحدة ومخصصة بهوية الجمعية.

هل تشمل رفع الملفات على موقع الجمعية؟

الخدمة الأساسية تشمل تجهيز نسخ مناسبة للنشر. ويمكن إضافة خدمة رفع وترتيب الملفات على الموقع بعد مراجعة الموقع وتحديد التكلفة.

هل تشمل الخدمة التقييم الذاتي؟

لا، هذا المنتج مخصص لإعداد وتصميم الملفات. خدمة التقييم الذاتي وتحليل الفجوات ورفع الشواهد متوفرة في منتج مستقل.

هل تضمنون الحصول على نسبة 100%؟

لا، لا يمكن ضمان نسبة تقييم محددة. تساعد الملفات المنظمة والمحدثة على رفع الجاهزية، لكن النتيجة تعتمد على التطبيق الفعلي وصحة المستندات والشواهد وقرار الجهة المختصة.

هل يمكن طلب عدد محدد من السياسات فقط؟

نعم، يمكن تحديد الملفات المطلوبة، ويتم تقديم عرض مناسب عند اختلاف النطاق عن الحزمة الأساسية.